Op het Esloo College, ‘s Gravendreef College (Leidschendam en Leidschenveen), Segbroek College, François Vatel en Maris College Bohemen werd het afgelopen jaar met inzet van Buitenkans onderzocht: hoe ziet het beleid rondom verzuim eruit, wat loopt er spaak, en wat is er per school nodig om de aanwezigheid van leerlingen te vergroten? Waar nodig werd gezorgd voor adviseurs, of voor budget voor extra professionele inzet in de school. Kennis en stappenplannen werden aangewend om bestaande processen te verbeteren en meer betrokkenheid te genereren onder alle betrokken partijen. In december werd de balans opgemaakt. En hoewel er natuurlijk verschillen per school waren, bleek vooral dat er significante overlap in effectieve acties te zien was.
Deze 5 acties helpen écht voor meer aanwezigheid
-
Ga van een reactief naar een preventief verzuimbeleid
Dat doe je door breed te investeren in de relatie met je leerlingen, en door geregeld tijd te maken voor een gesprek dat over méér gaat dan cijfers alleen. Besteed aandacht aan positieve bekrachtiging en reageer ook opmerkzaam als iemand wél aanwezig is. Neem het thema aanwezigheid op in de mentorles, maak in een veilige setting bespreekbaar wat voor leerlingen redenen zijn om weg te blijven en schort het onderscheid tussen geoorloofd en ongeoorloofd verzuim op.
-
Maak de rollen en taken binnen het verzuimbeleid duidelijk
Een aanwezigheidsbeleid is er altijd – maar wie is er nou eigenlijk verantwoordelijk voor welk deel ervan? Maak het beleid efficiënt door de rollen van alle medewerkers binnen het beleid duidelijk te definiëren en zorg voor een duidelijke werkstructuur. Maak iedereen alert op signalen en bepaal samen: tot waar willen we leerlingen positief stimuleren, en vanaf welk moment is sanctioneren vereist?
-
Besteed aandacht aan communicatie richting de ouders
Ouders zijn onmisbaar bij het vergroten van de aanwezigheid van leerlingen. Neem hen actief mee in het beleid en geef ze een maandelijks overzicht van de aanwezigheid van hun kind. Maak op een positieve manier het gedeelde belang én de gedeelde verantwoordelijkheid duidelijk. Investeer in het contact met ouders, bel ook als er positieve berichten zijn en vergroot daarmee de betrokkenheid
-
Richt een aanwezigheidsteam in op school
Voor een effectief beleid is het nodig dat er commitment is. Vanuit alle lagen binnen de school én in samenwerking met Leerplicht. Werk aan betrokkenheid onder alle gelederen door een structureel overleg in te plannen rondom aanwezigheid, en door gezamenlijk doelen te stellen. Blijf de effectiviteit van het beleid monitoren.
-
Maak effectiever gebruik van data
Lang niet alle functies binnen Magister worden door scholen benut. Investeer in het uitzoeken welke functies (zoals de automatische mail- en sms-functie, de automatische agendering etc.) van waarde kunnen zijn en draai periodiek lijsten uit van het totale verzuim. Besteed ook aandacht aan de wijze van registreren – worden de juiste codes wel gebruikt – en maak gebruik van data-analyse om zowel op klas- als op schoolniveau patronen te herkennen.
Zaaien en oogsten
Liesbeth Koelman van Doornik is zorgcoördinator op het Esloo College. De inzet van een projectleider en een aanwezigheidscoördinator zorgde op school voor meer inzicht in de verzuimproblematiek – en daarmee voor veel verbetering. Verbetering waarvan Liesbeth gelooft dat die structureel is, ook als de projectleider haar werkzaamheden heeft afgerond en de school het op eigen kracht moet gaan doen. ‘In het begin kost het veel tijd, maar geloof me: het betaalt zich uit.’
Liesbeth: ‘De afwezigheidsproblematiek bij ons op school was fors, altijd al, en na corona helemaal. We hebben een doelgroep die veel bagage meedraagt; kinderen uit een complexe thuissituatie, kinderen die van oorlogsgebieden komen. Veel van deze kinderen zien er niet ziek uit, maar voelen zich wel ziek. Komen ze uit politiek onrustige landen, en speelt er hier onrust in de stad door een voetbalwedstrijd, dan worden ze door hun ouders thuisgehouden. Heel begrijpelijk, maar het mág niet.’
Dubbele pet
‘Dat er iemand van Buitenkans kwam meekijken, was een uitkomst. Als geen ander snapte Danielle Bouwmeester hoe complex verzuim is: dat je te maken hebt met leerplicht, met de werklast alles te moeten controleren en er consequenties aan te verbinden, met communicatiemoeilijkheden richting ouders en leerlingen. Danielle zei: begripvol zijn als school belangrijk, maar de wet wil gewoon dat die kinderen er zijn, en vanuit dat principe gaan we communiceren. Er is een folder gemaakt, met daarin een praktisch stappenplan: wat we doen wanneer iemand 4 keer te laat is, en 8 keer en wanneer we Leerplicht betrekken. Leerplicht is iedere week op school aanwezig, en volgt verzuim snel op met een preventief gesprek, waarbij de nadruk primair ligt op begrip en ondersteuning. En het werkt. De lijnen zijn korter, er wordt sneller door ouders gereageerd doordat ze ervaren dat er hulp geboden wordt. Met budget van Buitenkans hebben we een collega’s extra uren kunnen geven voor de functie van aanwezigheidscoördinator. Zij houden nu bij hoe vaak iemand te laat is, en spreekt kinderen daarop aan. Dit doen zij in overleg met de mentor. Op deze manier werkt het sneller en efficiënter.
De helft van het succes
‘Danielle heeft een injectie aan kennis, stappenplannen en een werkmethode gegeven: een maar als zij stopt dan ligt de sleutel bij ons. En ik heb er vertrouwen in dat we de verbeteringen structureel kunnen laten zijn. We hebben nu ervaren dat een verzuimprotocol maar de helft van het succes bepaalt – de andere helft zit in de zorgvuldigheid waarmee je het protocol naleeft, controleert. Je hoeft als school dus echt niet het wiel opnieuw uit te vinden, maar het is wel belangrijk daar intern iemand voor vrij te maken en op in te werken. Dat kost in het begin veel tijd, maar geloof me: het betaalt zich uit.’
Aan dit artikel werkten mee Mariska Overgaag (project Buitenkans) en Liesbeth Koelman van Doornik (zorgcoördinator op het Esloo College).
