Zicht krijgen

De eerste tekenen van verzuim herkennen en direct handelen, dat werkt. Een data-gestuurde aanpak geeft je school up-to-date inzicht. En een beeld van jongeren in de gevarenzone. Vaak ben je bij hen nog op tijd om in te grijpen met begeleiding.

Maar dat werkt alleen als je aanwezigheid op school belangrijk maakt. Registreer daarom ieder verzuim van elke leerling, óók geoorloofd verzuim.

Een aandachtspunt hierbij is een uniforme registratie. Gebruik hiervoor herkenbare, eenduidige codes. Ingrado (branchevereniging voor leerplicht) adviseert de volgende codes in hun Handreiking aanwezigheidsregistratie: 

A           Aanwezigheid

Z           Ziek

OA       Ongeoorloofd afwezig

TL         Te laat

V           Verlof

G          Gewichtige omstandigheden

D          Dokter, tandarts etcetera

S           Schorsing

VW       Verwijdering

Focus naast registratie ook op het positieve, dat stimuleert. Bijvoorbeeld door een hoge aanwezigheid in de klas te vieren. Of doe een challenge met collega’s. Wie was het hele schooljaar steeds op tijd met het invoeren van de aanwezigheidsregistratie?

✪ Tip: Meer lezen? Je vindt algemene tips en adviezen in de handreiking aanwezigheidsaanpak van Ingrado.

Tegelijk kun je de registratie gebruiken om trends te ontdekken in de klas en school. Hiervan zijn overzichten uit te draaien. Wijs bij voorkeur één verantwoordelijke aan voor de uitdraai, bijvoorbeeld de applicatiebeheerder of dataspecialist van de school.

Monitor en bespreek vervolgens de aanwezigheidsgegevens bijvoorbeeld wekelijks in klein verband, zoals in een aanwezigheidsteam (zie succesfactor 2 in ‘Gestructureerde aanpak’). En bespreek het maandelijks met het hele team tijdens een team-/mentorenoverleg. Stel samen haalbare doelen en vier successen.

1. Analysedashboard
   Verschillende aanbieders maken de data inzichtelijk in een dashboard. Zoals TIG, een partner van Magister. Hier vind je hun stappenplan.
    
2. (Externe) dataspecialist
   Een dataspecialist kan de gegevens uitdraaien en analyseren. Via training on the job kan hij of zij eventueel ook een collega op school opleiden.

Als school monitor je ook jaarlijks de sociale veiligheid. Dit helpt je om welbevinden en een positief schoolklimaat te bevorderen. Voor het meten van welbevinden zijn verschillende instrumenten beschikbaar. Benut de expertise van bijvoorbeeld Pharos van Welbevinden op School. Ook de GGD Haaglanden kan je verder helpen.

✪ Tip: Met de vragenlijst Jij en je gezondheid van de JGZ breng je het sociaal-emotioneel welbevinden van leerlingen en de sociale veiligheid op school in kaart.

Een goede registratie helpt om leerlingen te monitoren en op tijd het gesprek aan te gaan. Een hulpmiddel is om de data grafisch vorm te geven. Bijvoorbeeld met onderstaand Multi-Tier System of Supports (MD-MTSS) model.

✪ Tip: Bekijk de masterclass over het MD-MTSS model.

Waardevol voor leerlingen en ouders
De visuele weergave kan leerlingen motiveren om naar school te komen. Bijvoorbeeld door tijdens het mentoruur klassikaal te spreken over aanwezigheid. Waarom was die de afgelopen tijd hoger of lager?

Dit kunnen leerlingen vervolgens meenemen in hun mentor-ouder-leerling-gesprek. Dat maakt deze visuele weergave ook voor ouders waardevol. Belangrijk voor de opvolging: geef een week of maand later een update, in dezelfde vormgeving. Hierover kunnen leerlingen weer het gesprek aangaan en successen vieren. En ouders ontdekken of interventies hebben gewerkt.

Aanwezigheid als rapportcijfer
Het Esloo College en Maris College Bohemen in Den Haag treffen voorbereidingen om aanwezigheid standaard op te nemen in het rapport.

Administratie is één. Data benutten een tweede. Je kunt patronen ontdekken door aanwezigheidsgegevens wekelijks of maandelijks te analyseren op leerling-, klas- of schoolniveau.

Aan de slag met data
Op het Maris College Bohemen en het Esloo college wordt een aanwezigheidsteam samengesteld. Dit team bestaat uit een teamleider, verzuimcoördinator, administratieve medewerkers en eventueel een mentor en de copa. Zij stellen gezamenlijke doelen en monitoren de voortgang op basis van de maandelijkse uitdraai van de overzichten van aanwezigheid. De data-specialist of applicatiebeheerder binnen de school draait de overzichten uit.

✪ Tip: Stel concrete doelen voor de aanwezigheid per school en klas. Zo is aan het einde van het jaar duidelijk wat de successen zijn.

Bepaal samen hoe jullie dit gaan waarmaken en wie daarvoor verantwoordelijk is, werk bijvoorbeeld met een actielijst. Vervolgens is het van belang om regelmatig te evalueren. Actuele data kan hierbij waardevolle inzichten geven.

✪ Tip: Communiceer duidelijk naar collega’s waar ze het voor doen. Waar wordt de data die zij registreren voor gebruikt en wat zijn de effecten daarvan? Laat dit terugkomen in het maandelijkse overleg van de school, aangestuurd door teamleiders.

Tot slot is de vraag: wat doe je met de uitkomsten? Het is belangrijk om dit te bespreken met alle collega’s en samen actie te nemen. Bijvoorbeeld elk kwartaal. Hier zijn structuren voor, zoals de Plan-Do-Check-Act-cyclus (PDCA-cyclus).

Het doel van deze gestructureerde evaluaties is om samen te leren van de data. Zo creëer je een dialoog en werk je samen aan een preventieve aanpak voor meer aanwezigheid op school.