Actieplan

De succesvolle data-gedreven verzuimaanpak van het Zuid-West College

Het Zuid-West College in Den Haag is een middelbare school voor basis-, kader- en mavo-onderwijs. De school heeft in 2022 zo’n 443 leerlingen en staat bekend als een kleinschalige en betrokken school. Relatief veel kinderen hebben net dat extra beetje zorg nodig. De school heeft besloten het verzuim terug te dringen op basis van een meer data gestuurde aanpak. En daarin slagen ze!

Project Buitenkans ging hierover in gesprek met de school. Hoewel elke school zijn eigen dynamiek heeft en er geen blauwdruk voor verzuim is, kunnen we hiervan leren. Welke tips hebben ze? Welke visie heeft de school en vooral ook: hoe maakt de school slim gebruik van beschikbare data?

Lees hieronder de data-gedreven verzuimaanpak van het Zuid-West College. Onderaan de pagina vind je een download van de aanpak.

Verzuim
Stap 1: Beleid
Neem verzuim vanaf het begin serieus. Leg dit vast in het beleid

Neem verzuim vanaf het begin heel serieus door hierop te controleren en consequenties eraan te verbinden.

Het Zuid-West College doet er alles aan om ervoor te zorgen dat de leerlingen alles volgen en doen. En straalt zo uit dat ze het heel serieus nemen. Dat maakt indruk bij de leerlingen en ouders en zorgt ervoor dat zij het óók heel serieus nemen. Er is een 100% slagingspercentage. Feedback van kinderen is dat ze het wel streng vinden.

✪ Tip: Gebruik het Routeboek Verzuim en Thuiszitters als voorbeeld.

Zuid-West College:

‘Hanteer een Zero-tolerance beleid. Dat betekent niet alleen maatregelen bij verzuim, maar ook in geval van vergeten materiaal, te laat komen of niet-gemaakte opdrachten.’

Stap 2: Data
Inzet van data

Haal wekelijkse via een kruistabel verzuimdata uit het leerlingvolgsyteem.

Elke week haalt de administratieve afdeling een kruistabel uit de managementversie, de backoffice van het leerlingvolgsysteem. Op het Zuid-West is dat Magister. De leerlingencoördinator benadert de mentoren van de absenten. Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt tussen geoorloofd en ongeoorloofd verzuim. De leerlingencoördinator houdt bij in Magister of de registratie vanuit de mentoren kloppend is voor het geval een mentor iets is vergeten in te voeren.

Zuid-West College:

‘De afdeling administratie neemt telefonisch contact op met de ouders van elke leerling die absent is. In geval van ziekte belt de mentor hoe het gaat en of de leerling er morgen weer is.’

✪ Tip: Wanneer een leerling ziek is, worden de ouders geacht elke ziektedag opnieuw te bellen naar de school om de leerling af te melden.

Welke procedures gelden er bij 3, 6 en 12 of meer absenties?

  • Bij drie keer absent heeft de mentor een gesprek met de leerling.
  • Bij zes keer absent informeert de mentor telefonisch de ouders.
  • Bij negen keer absent worden de ouders uitgenodigd voor een gesprek en ontvangen zij een brief dat er bij 12 keer absent een melding wordt gedaan bij Leerplicht.
  • Bij twaalf absenten wordt er gemeld bij Leerplicht.
Stap 3: Samenwerken externen
Bied hulp op maat

Bied een breed ondersteuningsaanbod

Zuid-West College:

‘We bieden bewust een brede ondersteuning binnen de school.  Zoals de twee onderwijsondersteuners –pedagogen- ín de school diepraktisch helpen als het gaat om plannen en op tijd komen. Of hulp geven bij sociaal emotionele problemen zoals moeilijk gedrag, slechte werkhouding, stress of een zorgelijke thuissituatie. Ook Schoolmaatschappelijk werk (SMW) is twee dagen per week aanwezig. Ze bieden trainingen zoals bijvoorbeeld Faalangst en Girlpower. Het SMW heeft geen wachttijden.’

✪ Tip: Zorg voor een goede relatie met de wijkagent. Op het Zuid-West komt de wijkagent elke woensdag koffiedrinken. Als er iets binnen de school of in de wijk is, kan de wijkagent snel worden betrokken.

Maak heldere afspraken over wanneer de jeugdarts wordt geïnformeerd en wanneer maatwerk wordt ingezet.

Zuid-West College:

‘Wanneer een leerling binnen 12 weken 4 keer ziek is gemeld (excl. coronagevallen), wordt er een melding gemaakt bij de jeugdarts. Afhankelijk van de terugkoppeling onderneemt de Coördinator Passend onderwijs actie. Wanneer leerlingen twee keer niet bij de schoolarts komen opdagen, wordt daarna elke ziektemelding als ongeoorloofd afwezig gemarkeerd, zodat het een leerplichtmelding wordt.’

Indien er bij een leerling een medische aandoening of medische grond is die het verzuim mede veroorzaakt, wordt de leerling gekoppeld aan de ondersteuningsbegeleider en wordt er maatwerk ingezet met leerplicht, jeugdarts en het JES.

Stap 4: Maatregelen
Controleer & consequenties

Geef leerlingen verantwoordelijkheid via een weekplanner

Met een weekplanner leren leerlingen oefenen met zelfstandig werken en plannen. Er kan ook vooruit worden gewerkt. De weekagenda is een preventieve methode met een hoge mate van voorspelbaarheid. “Ik wist het niet”, wordt hiermee uitgesloten.

Zuid-West College:

‘Leerlingen hebben een weekplanner met leerdoelen, huiswerk en toetsen. De leerling werkt hier zelfstandig uit. De docent checkt of het allemaal is gedaan en parafeert. Ouders weten hiervan. Als er parafen missen worden ouders actief betrokken.’

✪ Tip: Plan de weekagenda van vakantie tot vakantie.

Richt een verzuimklas in.

Zuid-West college:

‘Alle uren moeten door de leerlingen worden ingehaald in een speciaal hiervoor ingericht lokaal. De verzuimklas wordt geleid door een pedagogisch onderwijsassistent. Wanneer leerlingen herhaaldelijk moeten inhalen, krijgen ze een vierkant rooster. Dat wil zeggen zowel voor als na schooltijd melden en nablijven.’

         De consequenties bij te laat komen: vóór de les om 08.00 uur melden bij de conciërge.

✓         De consequenties voor het missen van een les: tot 45 minuten nablijven.

Stap 5: Inzet mentoren
Toon oprechte interesse in leerlingen

Geef de mentor een heldere rol in de verzuimaanpak.

✪ Tip: Communiceer het verzuimbeleid aan de ouders. En doe dit aan het begin van het schooljaar in een persoonlijk startgesprek vanuit de mentor met de ouders.

Naast het wekelijkse mentoruur krijgen de mentoren per leerling 6,6 klokuren extra tijd per schooljaar. Deze uren worden gebruikt voor individuele mentorgesprekken.

Stap 6: Rol van ouders
Betrek ouders en focus op hen die positief zijn

Betrek ouders en focus op hen die positief zijn. Via Magister, via de mentor en een wekelijkse update.

Zuid-West College:

‘Aan het begin van elk schooljaar voert de mentor een startgesprek met de ouders. Face-to-Face wordt uitgelegd wat de school van de ouders verwacht en hoe alles werkt. Neem daarin ook het leerlingvolgsysteem mee, bijvoorbeeld Magister.’

✪ Tip: Check of ouders het echt begrijpen en geeft extra ondersteuning over het gebruik van Magister als ze problemen ervaren.

Plan voortgangsgesprekken na elk rapport met ouders en mentor.

Elke twee weken worden leerlingen besproken die door docent zijn ingebracht via het daarvoor ontwikkelde formulier. Ook klassen kunnen worden ingebracht.

Houd ouders betrokken via een wekelijkse update.

Ouders krijgen elke week een update brief over wat er in die week gaat gebeuren op school, maar ook info over bijvoorbeeld leergeld,  een schermtijd-controle-app en leuke tips voor de ouders.

Tot slot: Pak de telefoon: bel ouders na en blijf bellen. Geef niet op. Persoonlijk contact maakt het verschil.

Begeleidende Documentatie

Links en documenten die dit onderwerp beter helpen begrijpen.

PDF
CASE Data-gedreven verzuimaanpak_Zuid-West College.pdf
Download